حسابداری چند بعدی

درسیاهکل/آرمین حاجی پور : حسابداری چند بعدی يك نوع از حسابداري رايانه اي مي باشد كه و وظيفه آن كنترل از صحت اعداد و ارقام مندرج در تراز نامه و اظهار نامه كاربرد كليدي دارد. بطور خلاصه در اين نوع از حسابداري زير سيستمها، سيستم مالي را كنترل و صحت عمليات را تائيد مي كنند.

برای شناخت بهتر حسابداری سه بعدی یا چهار بعدی یا چند بعدی ابتدا از حسابداری شروع می کنیم. کلمه حسابداری به معنای محاسبه و نگهداشت حساب می باشد. در طی قرون و اعصار گذشته روشهای مختلفی به منظور جوابگوئی به نیاز روز افزون بشر به حسابداری بوجود آمد و دامنه حسابداری وسیعتر گردید. اکنون با پیدایش و پیشرفت سیستمهای کامپیوتری نسل جدیدی از حسابداری پدید آمده که اسم حسابداری چند بعدی یا چند طرفه را برای آن برگزیدن و علت آنرا در ذیل توضیح داده شده است . حسابداری تنها علم نیست و به فن و مهارت و تجربه هم بستگی دارد. حسابداری یعنی:

طبقه بندی حسابها
ثبت به موقع
ضبط اسناد و مدارک
ارائه گزارشات یک بنگاه اقتصادی
انواع حسابداری

یکطرفه
دوطرفه
سه طرفه
چهار طرفه (چند بعدی)
حسابداری یکطرفه

برای بیان مطلب و درک بهتر از حسابداری یکطرفه به مکانی که بصورت وسیع و سنتی از آن استفاده می شود میرویم و آن مکان بازار است. در بازار یک کاسب دفتر حسابی دارد که برای هر یک از مشتریان یک حساب باز کرده است و کلیه داد و ستدهای خود را در دو ستون بدهکار و بستانکار ثبت می کند و در ستون سوم مانده آنرا محاسبه و می نویسد بدین گونه که هر چی می گیرد در ستون بستانکار حساب ثبت می کند و هر چی می دهد در ستون بدهکار می نویسد و در نهایت این دو ستون را از هم کسر و مانده گیری می کند و در ستون مانده حساب درج می کند به عبارت دیگر دهنده = بستانکار و گيرنده = بدهکار خواهد شد. مثال:
فرض کنید آقای فرضی از ما جنسی خریده!

در ستون بدهکار آقای فرضی ۱۰۰۰۰۰۰ ریال بدهکار می شود.
حال به ما وجهی را داده!
در ستون بستانکار آقای فرضی ۵۰۰۰۰۰ ریال بستانکار می شود.
پس از تفاضل مانده حساب می شود ۵۰۰۰۰۰ ریال بدهکار.
به این نوع حسابداری یکطرفه گفته می شود.

علل شکست حسابداری یکطرفه

حال به نقد و بررسی مثال فرضی می پردازیم. اگر آقای فرضی ۵۰۰۰۰ ریال داده بود و ما اشتباها ۵۰۰۰۰۰ ریال ثبت کردیم پیدا کردن این اشتباه کاری بس مشکل بود چون ما در طول روز از دهها نفر پول و چک گرفتیم و نمی دانیم چه کسی به ما کم داده یا اصلا متوجه کم گرفتن وجه خود نمی شویم چون ماخذی نداریم. اگر آقای فرضی فردی منصف باشد وقتی با او می خواهیم تسویه کنیم می گوید من ۵۰۰۰۰ ریال دادم و شما اشتباه کردید و اگر هم آقای فرضی به یاد نداشته باشد یا خدای ناخواسته واقعیت را نگوید، ما ۴۵۰۰۰ ریال از دست داده ایم. پس چه باید بکنیم؟ این همان فکری بود که نسل اول حسابداری دوبل را بوجود آورد.

حسابداری دو طرفه (حسابداری دوبل)

حسابداری دوطرفه از زمان پیدایش بسرعت در بین بازرگانان و تجار و سپس در بنگاههای دولتی مورد استقبال قرار گرفت و به تدریج کامل شد. خوب ره آورد این نوع حسابداری چی بود؟ ره آورد آن ایجاد حسابهای واسط بود مثل:

حساب صندوق
حساب اسناد دریافتنی ( چک دریافتی )
حساب اسناد پرداختنی ( چک پرداختی )
حساب سرمایه
حساب برگشت از خرید
حساب تخفیفات خرید
حساب برگشت از فروش
حساب تخفیفات فروش
حساب درآمدهای عملیاتی و غیر عملیاتی
حساب سود و زیان
و….سایر حسابها اعم از انتظامی و غیر انتظامی
این دستاورد بزرگی بود و انقلابی در این صنف بوجود آورده بود. ولی هنوز کامل نبود. چرا؟ چون حسابها قاطی تعریف می شد. یعنی طبقه بندی نداشت. پس باید فکری کرد؟ این فکر همان ایجاد طبقه بندی حسابها بود که کدینگ نامیده می شود. طراحی کدینگ نیز از اهمیت ویژه ائی برخوردار است. مثلا کدینگ کوپرز از دارائی های ثابت شروع می شود. زمین، ساختمان، تاسیسات و بعد نوبت به دارائی های جاری می رسد. ولی در کدینگهای دیگر برعکس عمل شده است. چرا؟ بخاطر آنکه شخصی که کوپرز را طراحی نموده با یک نگاه به تراز کل آن شرکت متوجه قدرت بنیه مالی آن می شده یعنی از دیدن ارقام حساب زمین یا ساختمان متوجه می شده این شرکت چقدر قوی است. ولی بر عکس شخصی که کدینگ استاندارد را طراحی کرده که از حسابهای دارائی جاری مثل صندوق یا بانک شروع می شود، برایش گردش نقد و بانک مهم بوده است. بطور کلی طراحی یک کدینگ بستگی به دیدگاه طراح آن یا به نیاز یک شخص یا شرکت دارد و شما هم می توانید کدینگ خود را داشته باشید. ولی متناسب با درک موضوع و تسلط بر ارتباط حسابها با یکدیگر، کدینگها یک قانون ابدی و غیر قابل اصلاح نیستند. با در نظر گرفتن شرایط زمان و مکان می توانند بهینه شوند و تکامل پیدا کنند و حتی خود حسابداری که به آن خواهیم پرداخت.

حال به مثال اولیه بازگردیم و ببینیم که حسابداری دوبل چه کمکی به ما می کند. همانطور که گفته شد حسابداری دوبل با در خدمت گرفتن حساب واسط (حساب دیگری) را در این وادی درگیر می کند. یعنی پای حساب صندوق و فروش را نیز پیش می کشد و ثبت سند بصورت زیر می شود:

آقای فرضی بدهکار ۱۰۰۰۰۰۰
فروش بستانکار ۱۰۰۰۰۰۰
صندوق بدهکار ۵۰۰۰۰۰
آقای فرضی بستانکار ۵۰۰۰۰۰
حالا ما حسابی داریم که اختلاف دارد، یعنی صندوق چون پول عینی ما ۵۰۰۰۰ ریال است و مانده صندوق ۵۰۰۰۰۰ ریال را نشان می دهد و ما متوجه می شویم که حساب صندوق در امروز مغایرت دارد و پس از بررسی حسابهایی که امروز به ما پول داده اند یا گرفته اند و با توجه به میزان مغایرت حسابدار پی به مغایرت می برد و سند را اصلاح می کند.

عدم پاسخگوئی حسابداری دوطرفه و پیدایش حسابداری چند بعدی

چرا حسابداری دوبل جوابگو نیست چون حسابداری دوبل قادر به کنترل دقیق همه ابعاد یک بنگاه اقتصادی نمی تواند باشد و تنها در کنترل حسابها می تواند نقش داشته باشد مثل صندوق یا بانک یا اشخاص. در سایر موارد به دلیل حجم بالای عملیات روزمره و نبود نیروی متناسب عاجز است مثل کنترل به روز موجودی انبار یا محاسبه بهای کالای فروش رفته در لحظه و دهها مورد مشابه. اینجاست که سیستمهای چند بعدی نقش غیر قابل انکار خود را بازی می کنند و به کمک حسابدار و حسابداری می آیند. حال اگر ما سیستم مالی چند بعدی نداشته باشیم برای محاسبه سود و زیان از انبار دار می خواهیم موجودی، تعدادی به ما بدهد و با کمک از نرم افزار های حاشیه ائی مثل EXCELL مقدار ریالی فرضی را می دهیم و بر این اساس سود و زیان را تنظیم می کنیم که در نتیجه این سود و زیان غیر واقعی بوده و از وجاهت لازم برخوردار نیست. یعنی حسابدار کارش را درست انجام نداده؟ حقیقتا نمی شود به حسابدار ایرادی وارد نمود چون او چند برابر کار کرده تا بتواند این امر را محقق کند. نه به او وارد نیست. حالا می رسیم به لزوم حسابداری چند بعدی که برای اولین بار حدود پانزده سال پیش توسط شرکت داده پردازی حرفه ای ها مطرح گردید و بر این اساس شالوده یک سیستم نوین حسابداری یکپارچه چند بعدی بنیان گذاشته شد و سالهاست در بوته آزمایش قرار گرفته و سربلند همچون قله دماوند در پهنه گیتی می درخشد و مورد تائید حسابرسان آلمانی انگلیسی عربی و ایرانی قرار گرفته است و بعد از چند دهه تازه این اواخر صحبت از بعد سوم یا چهارم توسط غربی ها مطرح شده که ظاهرا کمی دیر شده است چون ما مرز از تئوری به واقعیت را پیموده ایم.

این تئوری چند بعدی چکار می کند و چه کمکی به حسابدار ما می دهد؟ این تئوری که دهها سال است که دیگر تئوری نیست. نقش آن این است که سیستم های زیر مجموعه را با حسابداری مرتبط می نماید و وظیفه کنترل و ثبت سند و محاسبات بسیار پیچیده را که از عهده حسابدار خارج است را انجام می دهد در نتیجه ما می توانیم با گرفتن گزارش از زیر سیستمها و مقایسه با حساب مربوطه در حسابداری از صحت ثبت عملیات اطمینان حاصل نماییم و حسابدار ما هم فرصت کافی برای تجزیه و تحلیل حسابها داشته باشد.

حال به مثال اولیه بازگردیم. ما ۱۰۰۰۰۰۰ ریال به آقای فرضی فروش کردیم که این فروش در سیستم سه بعدی یا چند بعدی از طریق سیستم فروش صادر می شود. قطعا این سیستم می بایست از کنترل های خاص برخوردار باشد که بتواند سیستم حسابداری ما را حمایت کند، مثل کنترل موجودی، کنترل ریالی، کنترل انباری، کنترل اعتباری و دهها کنترل دیگر که در این مقال نمی گنجد. فرض کنید کالای A را که مبلغ واحد آن ۱۰۰۰ ریال است را به میزان ۱۰ عدد به آقای فرضی داده ایم. حالا اگر سند این عمل را سیستم تولید کند آقای فرضی ۱۰۰۰۰۰ ریال بدهکار می شود نه ۱۰۰۰۰۰۰ ریالی که ما در حساب یکطرفه یا دو طرفه زده بودیم و هیچ کنترلی روی صحت این رقم نداشتیم چون سندی که به حسابدار ما داده بودند همان ۱۰۰۰۰۰۰ ریال بوده ولی چون ما یک بعد دیگر را وارد ماجرا کردیم توانستیم مبلغ صحیح را بزنیم. حال اگر ما شک داشتیم ۱۰۰ عدد به آقای فرضی داده شده یا ۱۰ عدد چطوری اشتباه پیدا می شود؟ از طریق کنترل موجودی که می بایست در سیستم فروش ما باشد موجودی ما فرضا ۱۰۰۰ عدد بوده ۱۰ عدد برای آقای فرضی فاکتور شده است و باید ۹۹۰ عدد داشته باشیم و موجودی سیستم و کارتکس انبار هر دو و بصورت موازی ۹۹۰ عدد را نشان می دهد پس کنترل انبار نقش خودش را جهت شفافیت موجودی و فروش و مبلغ واقعی بدهی آقای فرضی بازی کرد. حالا با این فرض که فروش ۱۰۰عدد بوده و اپراتور اشتباهی ۱۰ عدد وارد کرده چه اتفاقی می افتد. سیستم ۹۹۰ را نشان می دهد ولی کارتکس انبار ۹۰۰ را نشان می دهد و با پیگیری و مقایسه مدارک، اشتباه خود را رفع می کنیم. حالا مشخص گردید که دامنه حسابداری فراتر از ثبت بدهکار و یا بستانکار است و بعد فروش و انبار هم به آن اضافه گردید.

فرض کنید ما عمل خرید مواد و یا تولید و یا محاسبه استهلاکات و یا محاسبه حقوق و دستمزد چک دریافتنی یا چک پرداختنی و یا وامهای دریافتی و یا پرداختی خود را هم با سیستم حسابداری مرتبط کنیم. چه اتفاقی می افتد؟ آن اتفاق این است که ابعاد کنترلی به سایر سیستمها کشیده شده و آنها را درگیر می کند و هر سیستم، سیستم دیگر را کنترل می کند. پس نمی توانیم در حال حاضر بگویم سه بعد یا چهار بعد، چون هر چه جامعه بشری پیشرفت کند و خواسته های جدید از سیستم حسابداری داشته باشد به همان نسبت هم می توان به ابعاد کنترلی آن افزود.

منابع :

– مرکز تخصصی حسابداری و حسابرسی

– مجله حسابرس